SOALAN 1
a) “Hari ini dengan konsep pengurusan kualiti secara menyeluruh, kita telah mempelajari kualiti yang baik dapat mengurangkan kos keseluruhan”.
Bincangkan penyataan ini.
Konsep Pengurusan Kualiti Menyeluruh atau Total Quality Management (TQM) ialah satu proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan, berjalan secara berterusan dan melibatkan semua aspek dalam organisasi. Proses ini bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh kearah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. Oleh itu TQM dapat dilihat sebagai proses transformasi budaya, melalui mana ciri-ciri budaya yang sedia ada akan diubahsuai, ditukar atau diperkukuh dengan ciri-ciri baru yang lebih baik. Ciri-ciri itu meliputi sikap dan nilai, sistem dan prosedur, amalan-amalan operasi, struktur organisasi dan sebagainya.
Pendekata, kos mengenepikan sistem pengurusan kualiti adalah mahal harganya dan sesebuah organisasi mungkin kehilangan pasaran. Organisasi yang menjadikan 8 Prinsip Pengurusan ‘TQM’ - ISO 9004:2000 iaitu Fokus Pelanggan, Kepimpinan, Penglibatan Manusia, Pendekatan Proses, Pendekatan Sistem dlm Pengurusan, Peningkatan Berterusan, Pendekatan Berfakta dalam Membuat Keputusan dan Hubungan 2 hala yang memanfaatkan Organisasi/Pembekal – secara menyeluruh akan pasti dapat meninggikan kualiti dapat menguruskan kos dengan baik.
Dari segi strategi peningkatan kualiti pula, TQM menekankan proses penambahbaikan yang berterusan (continous improvement). Proses ini mengandungi tindakan-tindakan strategik yang dirancang dengan teliti dan berorientasikan matlamat jangka panjana. Proses ini melibatkan seluruh organisai (total involvement) di mana segala sumber dan kekuatan yang ada dalam organisasi berkenaan akan digembleng sepenuhnya dalam usaha kualiti.
Mereka yang terlibat dalam pelaksanaan sesuatu projek juga perlu memberikan penerangan yang terperinci termasuk ramalan pulangan keuntungan (ROI) kepada pemegang syer, klien, Lembaga Pengarah dan semua pihak yang berkepentingan dengan menggunakan data-data yang kukuh dan berdasarkan fakta termasuk mengambilkira amalan baik yang dilakukan oleh pesaing. Namun perlu diingatkan, organisasi tidak boleh sekali-kali membuat pelaburan secara melulu kerana melihat pesaing melakukannya. Kajian teliti perlu dijalankan terlebih dahulu.
Mengikut pendekatan TQM, setiap anggota di dalam organisasi sama-sama bertanggungjawab sepenuhnya menjayakan usaha-usaha peningkatan kualiti. Dengan penglibatan menyeluruh (total participation) seperti ini barulah usaha peningkatan kualiti akan meninggalkan kesan yang mendalam dan berkekalan. Penglibatan ini dilaksanakan secara terkawal (guided involvement) supaya masa dan tenaga yang disumbang oleh kakitangan dapat difokuskan mengikut keutamaan organisasi. Namun begitu, peranan pengurusan atasan adalah sangat penting. Mereka bertanggungjawab menerajui perubahan-perubahan dan memberi kepimpinan yang berkesan. Selain daripada itu sumbangan Pasukan-pasukan Kerja juga amat digalakkan di bawah TQM. Pasukan-pasukan ini didapati berkesan dalam menghasilkan idea-idea yang kreatif dna inovatif serta mampu melaksanakan pembaharuan-pembaharuan dengan jayanya
b) Senarai dan terangkan TIGA (3) alatan yang boleh digunakan untuk
menguruskan projek yang berkualiti di dalam mengendalikan isu kualiti atau
masaalah produk yang berkualiti
Alatan yang boleh digunakan untuk menguruskan projek yang berkualiti adalah
1. Sistem Penyelarasan Belanjawan Projek Pembangunan Perisian
Sistem Penyelarasan Belanjawan Projek Pembangunan Perisian dibangunkan
bagi membantu pengurus projek membuat kiraan anggaran awalan kos projek
pembangunan perisian. Untuk membuat kiraan anggaran awalan kos projek
pembangunan perisian, Sistem Penyelarasan Belanjawan Projek Pembangunan
Perisian ini dibangunkan menggunakan Model Rekabentuk Awalan (Early Design
Model) Constructive Cost Model (COCOMO) di mana anggaran akan dibuat
sebelum sesebuah perisian dibangunkan
Rajah 1 menunjukkan antaramuka bagi pengiraan kos anggaran awalan
projek pembangunan perisian . Dalam SPBPPP, pengguna perlu memasukkan data
yang berkaitan untuk membolehkan pengguna melaksanakan pengiraan anggaran sesebuah projek. Seperti mana yang telah diterangkan, sistem akan melakukan pengiraan dan satu laporan akan dijana berdasarkan data yang telah dimasukkan oleh pengguna
Rajah 1: Antaramuka Sistem Penyelarasan Belanjawan Projek Pembangunan Perisian
2. Piawai Pengurusan Kualiti -ISO 9000-3
ISO 9000-3, panduan ditawarkan oleh International Organization for Standardization (ISO), mewakili pelaksanaan metologi am untuk pengurusan kualiti ISO 9000 Standard kepada kes khas pembangunan perisian dan penyelenggaran. Kedua-dua ISO 9001 dan ISO 9000-3 dikaji semula dan dikemaskini sekali setiap 5 – 8 tahun.
Terdapat 8 prinsip piawai ISO 9000-3 seperti yang ditunjukkan di dalam jadual di bawah:
Prinsip Penerangan
Customer Focus
(Fokus Pengguna) Organisasi bergantung kepada pelanggan mereka dan oleh itu perlu memahami kehendak pelanggan masa kini dan masa hadapan
Leadership
(Kepimpinan) Pemimpin akan wujud visi organisasi. Mereka harus mencipta dan menjaga persekitaran dalaman yang mana manusia terlibat secara langsung dalam mencaoau objektif organisasi melalui jalan yang ditentukan
Involvement of People
(Penglibatan orang ramai) Orang ramai intipati bagi satu organisasi, penglibatan penuh mereka pada semua tahap di dalam organisasi, membolehkan mereka menggunakannya untuk manfaat organisasi.
Process Approach
(Proses Pendekatan) Hasil yang diingini akan dicapai dengan lebih efisen apabila aktiviti dan sumber diurus sebagai satu proses.
System Approach to Management
(Sistem Pendekatan Bagi Pengurusan)
Kenal pasti, memahami dan menguruskan proses-proses
Continual Improvement
(Pembaikan Berterusan) Pembaikan berterusan terhadap keseluruhan prestasi mestilah tinggi di dalam agenda organisasi
Factual Approach to Decision Making
(Pendekatana berdasarkan fakta dengan pembentukkan keputusan Keputusan yang berkesan adalah berdasarkan kepada maklumat yang telah di analisis
Mutually Supportive Supplier Relationships
(Perhubungan Pembekal saling menolong) Organisasi dan pembekal saling bergantung antara satu sama lain, perhubungan saling menologn menambah kemampuan kedua-duanya bagi mewujudkan nilai tambahan.
Jadual 1: Lapan Prinsip Piawai ISO 9000-3
3 Project Evaluation (Penilaian Projek)
Sesuatu projek akan dinilai dengan berbagai cara bergantung kepada faktor yang mempengaruhinya. Terdapat empat faktor yang mempengaruhi penilaian projek iaitu:
3.1 Strategic Assessment (Taksiran Strategik)
i) Programme Management (Program Pengurusan)
.Pengurusan Program yang efektif memerlukan satu program yang mempunyai program yang dijelaskan matlamatnya dengan baik dan semua projek organisasi itu akan dipilih dan memberikan sumbangan kepda matlamat ini. Sesuatu projek akan dinilai mengikut bagaimana ianya boleh memberi sumbangan kepada matlamat program dan keadaan dapat hidup sendiri, masa, sumber dan memberi faedah hasil dari program tersebut secara keseluruhan.
ii) Portfolio Management
Dimana sesebuah organisasi seperti ‘software house’ membina perisian sistem, mereka juga boleh disuruh untuk melaksanakan taksiran strategik dan operasi bagi pihak pelanggan. Sama ada ianya merupakan sesuatu kes, mereka akan diperlukan untuk melakukan taksiran terhadap projek mereka sendiri. Mereka perlu memastikan tugas pembangunan yang dilakukan konsisten dengan pelan strategik mereka sendiri. Candangan projek menjadi sebahagian portfolio yang berlangsung (ongoing) dan pemilihan projek mesti mengambil kira kemungkinan kesan ke atasa projek lain di dalam portfolio dan juga profile portfolio keseluruhan.
3.2 Technical Assessment (Taksiran Teknikal)
Taksiran teknikal terhadap cadangan sistem mengandungi penilaian kerperluan fungsian terhadap perkakasan dan perisian yang sedia ada. Dimana organisasi mempunyai pelan strategik sistem informasi mereka sendiri, ini kemungkinan akan menjadi sekatan kepada penyelesaian yang cadangkan. Halangan seperti: pengaruh kos terhadap penyelesaian dan mesti diambil kira Analisis Manfaat Terhadap Kos.
3.3 Cost Benefit Analysis (Analisis Manfaat Terhadap Kos)
Di dalam Analisis Manfaat Terhadap Kos, taksiran adalah berdasarkan persoalan sama ada anggaran kos melebihi anggaran pendapatan dan manfaat lain. Adalah menjadi lumrah untuk menanyakan sama ada projek yang sedang dipertimbangan adalah merupakan pilihan yang terbaik. Mungkin terdapat lebih dari satu calon projek yang boleh diambil kira dalam sesuatu masa, dalam kebanyakkan kes, projek perlu diberi lebih perhatian agar mana-mana sumber yang berkurangan dapat diperuntukkan secara lebih efektif.
SOALAN 2
a) Apakah ia anggaran projek?
Anggaran adalah taksiran hasil kuantitatif. Anggaran projek merangkumi anggaran usaha, kos, jadual dan pekerja (jumlah perkerja)
Usaha (effort) adalah jumlah jangka masa yang diperlukan oleh seseorang untuk menyiapkan tugasan
Jadual (schedule) adalah jumlah jangka masa yang dirancang untuk melengkapkan tugas
Anggaran untuk pembangunan projek perisian mesti mempunyai unit ukuran. Contoh: usaha (effort) di ukur dalam seorang dalam jam (person-hours), seorang dalam seminggu (person-weeks), seorang dalam bulan (person-months) dll. Unit ukuran yang digunakan adalah untuk pengkhususan:
a) Produk (rekabentuk, kod sumber dll)
b) Proses (aktiviti analisis, rekabentuk dan pengkodan dll)
c) Manusia (people) (produktiviti rekabentuk individu dll)
Anggaran yang baik berupa penerangan mengenai skop projek, penilaian teknik yang digunakan, dan ketepatan anggaran yang dibuat. Anggaran awalan akan menghasilkan keputusan yang tepat dan boleh dipercayai anggarannya dan faktor kos yang mempengaruhi pembangunan perisian mudah difahami. Anggaran ada satu proses yang berterusan apabila berlaku perubahan dari segi skop, perubahan perlu dilakukan apabila berlaku perbezaan parameter seperti usaha, kos, jadual, kakitangan
Manfaat terhadap anggaran perisian adalah:
a. Untuk menentukan kejayaan atau kegagalan dan tahap mereka terhadap produk, proses dan manusia
b. Untuk mengukur perbaikan atau pengurangan terhadap produk, proses dan manusia
c. Untuk membuat pengurusan penuh bermakna dan yang berguna dan keputusan teknikal
d. Untuk mengenal pasti arah aliran (trends
b) Senaraikan LIMA (5) kelemahan dalam menghasilkan anggaran yang baik
bagi sesuatu projek
LIMA (5) kelemahan dalam menghasilkan anggaran yang baik
bagi sesuatu projek adalah:
1) Terlebih anggaran
Terlebih anggaran boleh menyebabkan projek mengambil masa yang lama dari sepatutnya.ia akan menyebabkan banyak kerugian
2) Terkurang anggaran
Terkurang anggaran boleh menyebabkan projek mengambil masa lebih singkat dari satu anggaran murah hati. Bahaya kepada anggaran terkurang adalah ia akan memberi kesan kepada kualiti. Kakitangan yang kurang mahir mungkin terdesak dengan tarikh akhir projek itu perlu disiapkan dan akan melakukan kerja yang tidak berkualiti (sub standard). Anggaran terkurang akan menyebabkan jumlah pekerja akan dikurangkan oleh pengurus dan akibatnya meningkatkan tekanan terhadap pekerja yang terlibat dalam projek tersebut.
3)Measure of Work (Ukuran Kerja)
Masa yang digunakan untuk menulis sesuatu program akan berbeza mengikut kemampuan dan kemahiran juru aturcara. Masa pelaksanaan mungkin berbeza kerana faktor persekitaran projek. Amalan biasa digunakan untuk menyatakan kandungan kerja yang perlu dilakukan terhadap sistem yang akan dibangunkan adalah dengan menggunakan ukuran seperti SLOC. Penggunan jadual atau diagram atau cara anggaran saiz yang mengunakan keperluan fungsian.
4).Complexity (Kerumitan)
Dua porgram yang mempunyai SLOC atau KLOC (thousand lined of Code) yang sama tidak semestinya mengambil masa yang sama untuk menulisnya walaupun dibuat oleh pembangun perisian yang sama pada persekitaran yang sama. Satu program mungkin lebih rumit dari problem yang lain. Kerumitan sesuatu kerja perlulah diambil kira dalam membuat anggaran.
5) Kelemahan COCOMO
Data empiris yang menyokong model ini mengunakan sampel projek yang terhad. Ini menambahkan kemungkinan menghasilkan keputusan yang tidak tepat kerana model yang berlainan bergantung kepada konstant yang tidak tetap. Walaubagaimanapun, dengan menggunakan data yang banyak dari projek-projek sebelum ini, boleh membuatkan keputusan COCOMO menjadi lebih baik
c) Apakah perbezaan di antara kos anggaran dan harga jualan
kos anggaran adalah paras kos yang kontraktor aakn cuba kekalkan pada keadaan biasa. Kos sasaran bertindak sebagai ukuran untuk kos sebenar produk/pembangunan yang akan dihasilkan. Kos sasaran boleh berbeza untuk jenis kontrak yang berlainan walaupun mempunyai objektif yang sama. Kos sasaran adalah pemboleh ubah yang paling penting dalam memberi kesan kepada kajian dan pembangunan
Kos anggaran boleh dikenalpasti melalui lima prosedur
Prosedur Penerangan
Estimate Size
(Anggaran saiz) Produk perisian selalunya diukur dalam Source Lines Of Code (SLOC). WBS, SLOC atau fungsi mata boleh digunakan untuk menanggarkan saiz perisian produk. Tentukan sama ada perisian tersebut dibangunkan menggunakan kod sumber baru atau kombinasi kod baru dengan kod lama. Anggaran kos untuk penyesuaian kod sedia adalah sama penting dengan anggaran kos untuk kod baru. Malah kadang-kadang penyesuaian kod lama lagi sukar untuk dibangunkan. Anggaran saiz perisian produk mesti berdasarkan kepada data lama (jika ada) dan pengalaman yang lepas-lepas
Estimate Cost and Effort (Anggaran Kos dan Usaha) Kunci utama pada peringkat ini adalah anggaran saiz untuk projek tersebut. Anggaran mesti termasuk semua aktiviti pekerjaan yang terlibat dengan tugas. Aktiviti ini termasuk upah pekerja untuk tugas kerja lain yang terlibat dengan projek tersebut. Anggaran kos perlu dibuat seawal kitar hayat projek iaitu sebaik sahaja keperluan perisian ditentukan. Anggaran kos selalunya mengenai usaha (effort) atau orang sehari/minggu, yang mana boleh diterjemahkan sebagai asas kadar upah buruh. Contoh:
Kos untuk 20 bulan kitar hayat projek adalah pada kadar 17.8 orang sehari, Kadar bayaran adalah RM 200 seorang sehari, maka jumlah kos adalah RM 71,200
Estimate Schedule (Anggaran Jadual) Tujuan membuat anggaran jadual adalah untuk menentukan jumlah masa (length of time) yang diperlukan untuk menyiapkan projek dan menentukan milestones yang utama dan membuat penilaian akan berlaku. Sebelum proses ini, anggaran fungsian WBS, saiz dan kos mesti disiapkan. Jadual anggaran boleh dihasilkan dengan cara manual atau dengan menggunakan model anggaran automatik atau kedua-duanya sekali
Inspect and Approve Estimate (Memeriksa dan Menyokong Anggaran) Tujuan pada peringkat ini adalah untuk meningkatkan kualiti anggaran yang dihasilkan dan mendapatkan komitmen pengurusan atasan. Objektif pada peringkat ini termasuk:
• pengesahan rekabentuk perisian dan fungsian WBS,
• verifikasi ke atas metod anggaran yang digunakan,
• memastikan data dan andaian yang digunakan di dalam membuat anggaran adalah betul,
• memperoleh saiz,
• jadual dan anggaran kos
• mengesahkan dan merekodkan anggaran rasmi untuk projek
Track Estimates
(Prestasi Anggaran) Tujuan pada peringkat ini adalah untuk memeriksa ketepatan anggaran apabila masa berlalu dan membangunkan data empiris dengan berlalunya masa. Anggaran mesti dlihat merentas masa untuk membandingkan perancangan dengan keadaan sebenar yang mendatang. Ini membolehkan kakitangan projek melihat progres dan bagaimana ketepatan mereka membuat anggaran.
Harga jualan atau Keuntungan sasaran adalah nilai keuntungan yang dirundingkan di dalam kontrak. Berikut Secara amnya terdapat 5 jenis kontrak
1. Fixed-price (FP)
2. Cost plus-fixed-fee (CPFF) atau Cost plus-percentage-fee (CPPF)
3. Guaranteed maximum-shared savings (GMSS)
4. Fixed-price-incentive-fee (FPIF)
5. Cost plus-incentive-fee (CPIF)
1 Under and Fixed-price or Lump-sum contract (Kontrak Harga Tetap)
Di bawah kontrak jenis ini, kontraktor mesti membuat anggaran kos sasaran dengan berhati-hati. Kontraktor perlu melaksanakan kerja yang telah dipersetujui dalam nilai kontrak.
2 Kontrak Cost-plus-fixed-fee (CPFF)
Secara tradisi, kontrak cost-plus-fixed telah digunakan apabila ianya dipercayai harga yang betul tidak akan dapat dicapai walau apa cara pun. Dalam kontrak CPFF, kos mungkin berubah tetapi bayaran tetap sama. Ini kerana dalam kontrak cost-plus, kontraktor hanya bersetuju mengunakan usaha mereka yang terbaik dalam melakukan kerja.
3 Kontrak Cost-plus-percentage-fee (CPPF)
Ia memberikan kelenturan maksima kepada pemilik dan membenarkan pemilik dan kontraktor bekerja sama dalam semua masalah teknikal, komersil dan kewangan. Walau bagaimanapun, ia tidak menyediakan jaminan kewangan terhadap kos yang terakhir. Kos yang mungkin lebih tinggi, walaupun tidak semestinya, kerana kurangnya insentif kewangan kepada kontraktor. Insentif yang ada hanyalah peningkatan pesaingan dan harapan untuk mendapat kontrak seterusnya.
4 Kontrak Guaranteed Maximum-share Saving (GMSS)
Kontraktor akan membayar bayaran tetap dari keuntungannya dan membayar balik untuk pembelanjaan kos sebenar untuk kejuruteraan, perkakas, buruh binaan dan semua kerja lain, tetapi hanya sehingga ke angka ‘ceiling’ yang ditetapkan sebagai “guaranteed maximum”. Penjimatan (saving) di bawah “guaranteed maximum” akan dikongsi diantara pemilik dan kontraktor. Kontraktor akan memikul tanggungjawab apabila ianya berada diluar harga jaminan maksima (guaranteed maximum).
5 Kontrak Fixed-price-incentive-fee (FPIF)
Kontrak FPIF adalah dengan kontrak harga tetap (fixed price) kecuali mereka mempunyai peruntukkan untuk membuat perubahan untuk keuntungan keseluruhan yang bergantung kepada kos akhir keseluruhan apabila projek siap dan ianya dipersetujui dahulu oleh kedua-duanya (pemilik dan kontraktor). Untuk mengunakan kontrak jenis ini, projek atau keperluan kontrak mestilah mapan. Kontrak menyediakan insentif kepada kontraktor untuk mengurangkan kos dan ini akan meningkatkan keuntungan. Kedua-dua pemilik dan kontrator berkongsi risiko dan penjimatan (saving).
d) Prinsip Brook menyatakan – “Meletakkan ramai orang ke dalam projek yang
sudah lewat hanya akan melewatkan lagi projek itu”. Terangkan rasional dan
kebenaran kata-kata ini.
Prinsip Brook menyatakan “Meletakkan ramai orang ke dalam projek yang sudah lewat hanya akan melewatkan lagi projek itu.” Memang ada rasionalnya Brook berkata demikian. Ini adalah melibatkan dalam pengurusan jadual anggaran perisian.
Anggaran untuk pembangunan projek perisian mesti mempunyai unit ukuran. Contoh: usaha (effort) di ukur dalam seorang dalam jam (person-hours), seorang dalam seminggu (person-weeks), seorang dalam bulan (person-months) dan lain-lain..
Anggaran yang baik berupa penerangan mengenai skop projek, penilaian teknik yang digunakan, dan ketepatan anggaran yang dibuat. Anggaran awalan akan menghasilkan keputusan yang tepat dan boleh dipercayai anggarannya dan faktor kos yang mempengaruhi pembangunan perisian mudah difahami. Anggaran adalah satu proses yang berterusan apabila berlaku perubahan dari segi skop, perubahan perlu dilakukan apabila berlaku perbezaan parameter seperti usaha, kos, jadual, kakitangan dan lain-lain.
Berbalik kepada kata-kata Brook, apabila sesuatu projek yang lewat, penambahan jumlah pekerja akan menyebabkan projek semakin perlahan. Pekerja yang tidak berpengalaman akan menjadikan projek hilang tumpuan. Tugas memberikan /menyalurkan kemahiran akan mengambil masa yang lama. Mereka (pekerja baru) memerlukan satu tempoh masa tambahan bagi mengkaji konsep dan strategi projek berkenaan. Kualiti projek akan terjejas disebabkan oleh mengejar masa untuk disiapkan.
Kehendak pelanggan atau objektif utama projek tidak tercapai sepenuhnya. Kakitangan yang kurang mahir mungkin terdesak dengan tarikh akhir projek itu perlu disiapkan dan akan melakukan kerja yang tidak berkualiti (sub standard).
Dalam pada itu, apabila bilangan pekerja bertambah, terutama golongan pentadbiran, maka banyak juga fahaman serta ideologi mereka tentang konsep projek yang dijalankan. Percanggahan buah
fikiran, idea dan strategi menjadikan organisasi berkenaan sukar mendapat kata bulat dalam menyelesaikan masalah yang timbul. Ini memakan masa .
Penambahan pekerja akan menambahkan lagi jumlah kos. Penghetahuan yang diberikan untuk melaksanakan tugas juga melewatkan masa siap. Latihan perlu diberikan. Projek yang terbengkalai dari targetnya akan bertambah panjang.
Kesimpulannya Projek adalah sangat komplek sehinggakan pecahan tugasan memerlukan penyelarasan yang teliti dan kawalan terhadap masa, kos dan pretasi.Seperti benda hidup, projek juga mempunyai kitar hayat. Dari permulaan yang perlahan, ianya akan terus maju sehingga tahap kemuncak dan seterusnya berkurangan dan akhirnya perlu ditamatkan. Tujuan asas projek adalah untuk mencapai tujuan yang spesifik
Rujukan
Galin, D. (2004). Software Quality Assurance, Pearson Addison Wesley., United Kingdom.
Jack Gido & James, P. Clements, (2003). Successful Project Management. Manson, Ohio:Thomson Learning.
Jack R.M. & Samuel J.M., Jr. (2003). Project Management – A Managerial Approach. (5th ed.). John Wiley & Sons, Inc., USA.
Universiti Terbuka Malaysia. 2007. CBPM4103 Information Technology Project Management. Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia.
Subscribe to:
Posts (Atom)
