Sistem Maklumat Pengurusan

SOALAN 1


Syarikat LeeAnne Vineyards merupakan sebuah firma wain kecil sendirian di California. Sejak ditubuhkan pada 1992, syarikat ini secara perlahan-lahan telah memperluaskan pegangan tanahnya dan mempertingkatkan kuantiti dan kepelbagaian wain jualannya . Perkembangan dalam perniagaan telah membuat tuanpunya firma berfikir untuk mengautomasikan simpanan rekod dengan sistem maklumat berkomputer.
Fungsi utama perniagaan termasuk jejakan rekod untuk:
1) Pembeli, korporate dan individu,
2) Pesanan Wain oleh pembeli,
3) Produk wain untuk jualan,
4) Pesanan botol dan kiriman pesanan dari pembekal, dan
5) Pekerja-pekerja syarikat.

1.1 Rajah kitaran pemprosesan urus niaga Syarikat LeeAnne Vineyards dan proses yang terdapat dalam kitaran tersebut


Rajah 1.1: kitaran pemprosesan urus niaga Syarikat LeeAnne Vineyards




















Jadual 1.1: Fungsi Aplikasi Kitaran Pemprosesan urusniaga Syarikat LeeAnne Vineyards

Aplikasi
pemprosesan
Urusniaga Fungsi
Tempahan pesanan Menerima tempahan pesanan yang dibuat pelanggan.
Setiap transaksi tempahan pesanan perlu direkod dan diproses. Pesanan boleh dibuat melalui telefon, surat, faks dan sebagainya.

Inventori Mengawal kuantiti bagi setiap produk yang bersedia untuk dijual
Memastikan tahap stok dalam inventori diselenggara dengan baik.

Invois Menyediakan invois dan slip pembungkusan bagi setiap transaksi yang berlaku.

Penghantaran Menerima produk yang telah siap dibungkus beserta dengan arahan
penghantaran bahagian inventori.
Merekod dan memproses aktiviti penghantaran yang dilakukan untuk setiap produk.

Akaun penerimaan Mengurus rekod pembelian, pembayaran, dan baki akaun pelanggan
Menganalisa corak jualan dan menyediakan maklumat tentang akaun semasa dan akaun tertunggak.

Pembelian Menerima permintaan untuk membuat sesuatu pembelian
Melakukan proses pemilihan pembekal
Menghasilkan pesanan belian untuk dihantar kepada pembekal
Mengemaskinikan senarai pembelian yang telah diterima

Penerimaan Menentusahkan produk yang diperolehi
Memeriksa, kemudian menerima atau menolak produk yang dihantar oleh pembekal
Merekod aktiviti penerimaan produk yang dihantar daripada pembekal

Akaun Dibayar Menguruskan pembayaran yang perlu dibuat kepada pembekal
Menyimpan maklumat invois daripada pembekal dan menentukan masa yang sesuai untuk membuat pembayaran invois
Mengeluarkan cek untuk bayaran invois
Mengendalikan aktiviti pengurusan wang tunai

Gaji Memproses gaji staf
Menghasilkan cek pembayaran gaji untuk staf
Menyediakan data untuk tujuan percukaian (cukai pendapatan),
insurans, dan sebagainya
Berinteraksi dengan aplikasi lejar am

Lejar am Berinteraksi dengan sistem pemprosesan transaksi bank bagi
pembayaran gaji
Diproses secara berkelompok
Mengintegrasikan data transaksi daripada aplikasi-aplikasi yang di atas
Memastikan rekod kewangan organisasi adalah seimbang
Merancang belanjawan organisasi
Mengurus peruntukan kos
Mengurus perakaunan keuntungan
Menyediakan laporan untuk kegunaan dalaman dan luaran



1.2 Aplikasi-aplikasi system pemprosesan urus niaga yang sesuai untuk dibangunkan bagi kegunaan Syarikat LeeAnne Vineyards

Aplikasi-aplikasi system pemprosesan urus niaga yang sesuai untuk dibangunkan bagi kegunaan Syarikat LeeAnne Vineyards ialah Sistem Pemprosesan Transaksi, Sistem Maklumat Pengurusan dan system maklumat sumber manusia.

1.2.1 Sistem Pemprosesan Transaksi
Sistem Pemprosesan Transaksi ialah sistem maklumat berasaskan komputer yang digunakan di peringkat operasi dalam sesebuah organisasi Sistem Pemprosesan Transaksi memproses data-data yang diperolehi hasil daripada transaksi bisnes. Seterusnya fail-fail dan pangkalan data dikemaskini untuk menghasilkan pelbagai maklumat untuk tujuan kegunaan dalaman dan luaran.

Sistem pemprosesan transaksi melakukan tiga fungsi utama, iaitu simpan kira, penjanaan dokumen, dan penyediaan laporan kawalan. Fungsi-fungsi ini diterangkan secara ringkas pada Jadual 1.2

Jadual 1.2: Fungsi Utama Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi melibatkan lima langkah, iaitu : kemasukan data, pemprosesan transaksi, pemprosesan fail dan pangkalan data, penjanaan dokumen dan laporan, dan pemprosesan pertanyaan.

Antara dokumen dan laporan yang dijanakan ialah seperti yang ditunjukkan pada Jadual 1.3

Jadual 1.3: Dokumen dan Laporan yang Dijana oleh Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi menyediakan keupayaan yang membenarkan pengguna yang sah untuk membuat pertanyaan dan menerima respon tentang hasil aktiviti transaksi. Respon ini boleh dilihat dalam bentuk paparan di skrin atau dalam bentuk cetakan.

Aplikasi system pemprosesan transaksi adalah berorientasikan data. Maka data-data ini perlu diproses dengan tepat. Aplikasi-aplikasi ini juga akan berinteraksi antara satu sama lain bagi memastikan operasi transaksi organisasi dilakukan dengan cekap. Data-data yang dihasilkan oleh setiap aplikasi ini boleh membantu pihak pengurusan dalam membuat keputusan. Fungsi aplikasi-aplikasi ini diterangkan pada Jadual 1.4

Jadual 1.4: Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi


1.2.2 Sistem Maklumat Pengurusan (MIS)
Sistem maklumat pengurusan boleh didefinisikan sebagai satu sistem maklumat berasaskan komputer yang menyediakan maklumat kepada pengurus dalam bentuk paparan dan laporan. Dalam kes-kes tertentu, sistem maklumat pengurusan membenarkan pengurus mencapai maklumat secara atas talian untuk mengetahui prestasi semasa organisasi dan rekod-rekod lepas.

Sistem maklumat pengurusan lebih fokus kepada pemprosesan maklumat dalaman organisasi, dan bukan kepada maklumat luaran. Maklumat yang disediakan kepada pengurus adalah selalunya secara mingguan, bulanan dan tahunan, bukannya secara harian. Sistem maklumat pengurusan tidak fleksibel dan mempunyai keupayaan analisis yang rendah. Sistem ini hanya menggunakan rutin yang mudah seperti melakukan perbandingan dan membuat ringkasan laporan terhadap operasi yang berlaku dalam organisasi.

1.2.3 Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRMS)
Syarikat LeeAnne Vineyards boleh menggunakan sistem maklumat berasaskan untuk mengeluarkan slip gaji dan laporan gaji staf, menyimpan rekod-rekod staf danmenganalisa penggunaan staf dalam operasi perniagaan organisasi. Empat aktiviti utama yang dilakukan oleh pengurusan sumber manusia ialah:
• Pengambilan dan pengupahan staf.
• Pembangunan dan latihan staf.
• Pengurusan data staf.
• Pemberhentian dan pemberian faedah staf.


1.3 Kelebihan yang diperolehi oleh syarikat ini sekiranya ia menggunakan sistem maklumat berkomputer.
Kebanyakan organisasi kini beralih kepada penggunaan teknologi dan sistem maklumat untuk membantu mereka menjalankan fungsi-fungsi pemasaran dalam persekitaran masa kini yang mencabar. Pengurus menggunakan system maklumat pemasaran untuk mengetahui kehendak dan keperluan pengguna, merumuskan campuran pemasaran dan menghasilkan strategi pemasaran yang terbaik.

Sistem pemprosesan transaksi merupakan sistem maklumat yang penting kepada organisasi. Sistem ini diperlukan untuk memproses segala data transaksi organisasi dengan cekap. Sistem pemprosesan transaksi kini memainkan peranan yang penting kepada organisasi. Organisasi boleh mendapatkan kelebihan kompetitif dengan menyediakan sistem pemprosesan transaksi yang cekap dan berkesan. Kebanyakan organisasi kini, menggunakan teknologi Internet, Extranet, dan rangkaian lain untuk menghubungkan mereka secara atas talian dengan pelanggan dan pembekal mereka. Penggunaan teknologi ini secara tidak langsung mempercepatkan aktiviti transaksi di antara organisasi dengan pelanggan dan pembekal

Pengurus dalam jabatan pembuatan menggunakan komputer dalam dua cara, iaitu sebagai sistem fizikal (seperti Computer Aided Design/CAD, Computer Aided Manufacturing/CAM dan robotik) dan sistem maklumat. Sistem maklumat pembuatan membantu pengurus, dalam aspek perancangan pengeluaran, kos pengeluaran, kualiti produk, jualan produk, inventori dan sebagainya. Adanya sistem maklumat pembuatan berkomputer ini dapat membantu organisasi untuk bersaing dan terus bertahan di pasaran.

Sistem maklumat sumber manusia berasaskan komputer boleh membantu pengurusan sumber manusia menjadi lebih berkesan dan cekap di dalam menguruskan rekod-rekod staf organisasi. Di samping itu, sistem ini berupaya untuk menghasilkan laporan-laporan penting yang diperlukan oleh organisasi dan pihak di luar organisasi. Ia juga membantu organisasi menyediakan perancangan sumber manusia untuk menyokong perancangan strategik dan taktikal organisasi.

Sistem maklumat pengurusan memberi sumbangan yang besar kepada organisasi dengan membekalkan maklumat yang diperlukan oleh organisasi. Maklumat ini disediakan kepada pengurus-pengurus organisasi dengan tujuan membantu sebarang penyelesaian masalah yang dihadapi oleh organisasi. Penggunaan sistem maklumat pengurusan akan memudahkan pengurus untuk mengenalpasti masalah-masalah yang wujud, kemudian memahami masalah dan seterusnya menyelesaikan masalah tersebut.



SOALAN 2
Struktur organisasi perniagaan merupakan kerangka di mana tanggungjawab kakitangan dijelaskan secara terperinci dengan membahagikan autoriti untuk membuat keputusan dan juga meletakkan kakitangan bertanggungjawab dengan tugas yang diberikan.
.
2.1 Perbezaan struktur organisasi fungsian dengan struktur organisasi matriks
2.1.1 Organisasi fungsian
Organisasi secara tradisionalnya distrukturkan dengan mengumpulkan kakitangan mengikut kemahiran dan kepakaran masing-masing di dalam sesuatu jabatan fungsian. Contoh klasik jabatan fungsian adalah jabatan-jabatan seperti jualan, pemasaran, sumber manusia, pengeluaran, kewangan, perakaunan dan R&D. Struktur organisasi fungsian digunakan kerana:-
• Kakitangan di dalam bidang yang sama boleh belajar di antara satu sama lain dan meningkatkan lagi pembangunan kemahiran diri.
• Mudah untuk berkomunikasi dan membuat menyelaras aktiviti di dalam jabatan
• Pengagihan sumber yang ekonomik kerana kakitangan jabatan mempunyai kemahiran yang sama.

Organisasi fungsian membantu organisasi di dalam urusan-urusan berikut:-
• Pengagihan sumber dan tugasan
• Tanggungjawab kakitangan dan pelaporan tugas
• Peraturan, prosedur, piawai pencapaian
• Sumber dan pengagihan maklumat

Adalah mudah untuk seseorang kakitangan di dalam organisasi fungsian mendapatkan pengalaman dan meningkatkan kualiti kemahiran diri. Selain itu, tugas-tugas kakitangan diformalkan menjadi garis panduan peraturan dan prosedur. Ini memudahkan proses pengkomputeran tugas-tugas yang dilaksanakan. Mengubah prosedur kerja kakitangan kepada program komputer meningkatkan lagi keberkesanan fungsian. Ia mengurangkan ralat manusia, mengurangkan kos dan menyumbangkan keberkesanan kepada keseluruhan organisasi.

Walaupun organisasi fungsian merupakan struktur organisasi yang paling banyak digunakan, namun kebanyakkan organisasi memerlukan struktur organisasi yang fleksibel di dalam era pengetahuan ini. Struktur organisasi matriks merupakan satu lagi contoh struktur organisasi yang semakin banyak diterima pakai oleh organisasiorganisasi yang cepat bertindakbalas terhadap permintaan pasaran

Rajah 2.1 : Contoh struktur organisasi fungsian

Nama di dalam setiap kotak mewakili jenis-jenis tugas yang berkaitan dengan fungsi perniagaan syarikat berkenaan. Ianya dikenali sebagai jabatan atau unit. Carta ini juga menunjukkan struktur piramid di mana Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) mengepalai dan memantau keseluruhan operasi syarikat dari paras atas, atau dikenali juga sebagai paras strategik.


2.1.2 Organisasi matriks
Organisasi matriks merupakan satu struktur di mana projek – projek kekal atau sementara memerlukan para pengurus berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian organisasi.

Kakitangan berkemungkinan perlu melaporkan diri kepadda dua pengurus – pengurus fungsian dan pengurus matriks. Sebagai contoh, sebuah syarikat telekomunikasi ingin mengadakan projek pelancaran model baru telefon bimbit. Projek pelancaran ini dikira sebagai projek jangka pendek. Sudah tentu, pengurus pemasaran dan pengurus perhubungan awam (fungsian) akan ditempatkan di dalam satu pasukan dengan pengurus teknikal (matriks) bagi memastikan kejayaan pelancaran model baru telefon bimbit berkenaan.

Rajah 2.2 memaparkan sebuah organisasi matriks di mana anda boleh melihat kakitangan diagihkan kepada beberapa projek yang berbeza (Projek A, Projek B dan Projek C). Organisasi matriks sebenarnya merupakan gabungan pendekatan fungsian dan pendekatan berdasarkan projek.

Berikut adalah perbandingan di antara organisasi fungsian dan organisasi matriks
Organisasi Fungsian Organisasi Matriks
Kelebihan Pembuatan keputusan berpusat
membolehkan arahan yang
bersepadu dari pengurusan atasan

Membolehkan kakitangan dilatihkhusus untuk membuat sesuatu kerja


Penyelesaian masalah yang
berkesan Meningkatkan komunikasi antara pengurus dan kakitangan



Kaedah yang berkesan di dalam menangani persekitaran yang cepat berubah

Membenarkan penggunaan
sumber manusia secara fleksibel
Kekangan Unit-unit fungsian mungkin tidak dapat melihat perspektif organisasi secara menyeluruh

Hanya pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mencapai keuntungan

Tidak menggalakkan inovasi berlaku kerana kurangnya koordinasi di antara unit-unit

Lambat bertindakbalas dengan persekitaran yang berubah Kekecewaan dan stress dialami oleh dua bos yang berbeza


Pengurus fungsian bersaing
dengan pengurus projek untuk mendapatkan kakitangan bawahan

Arahan teknikal yang agak kabur


Maklumbalas maklumat teknikal yang lemah di antara projek


Jadual 2.1: Perbandingan antara struktur organisasi fungsian dan organisasi matrik

struktur organisasi matriks lebih banyak diaplikasikan kepada organisasi yang dinamik dan sering menguruskan projek sama ada bersaiz kecil mahupun besar

2.2 Bincangkan bagaimana struktur organisasi berbentuk matriks mampu membantu sesebuah organisasi menguruskan sesebuah projek dengan cekap.

Di dalam pendekatan matriks, tanggungjawab fungsian tetap dikekalkan di dalam jabatan-jabatan berkenaan, walaubagaimanapun pengurus projeklah yang menguruskan projek berkenaan. Dengan kaedah ini, kemahirandan keberkesanan jabatan tetap dikekalkan di mana pengurus projek bekerjasama dengan jabtan-jabatan lain. Pendekatan organisasi matriks adalah berkesan di dalam organisasi di mana pasukan projek adalah terdiri dari ahli yang mewakili keperluan fungsian dan projek jabatan.

Struktur organisasi matriks percaya kakitangan mendapat lebih kepuasan bekerja di dalam pasukan projek mereka. Oleh itu, pengurus bawahan bukan hanya bekerja untuk kepuasan keperluan fungsian jabatan tetapi mereka adalah bertanggungjawab kepada kejayaan status projek yang lebih berkait dengan objektif organisasi.

Struktur organisasi matriks adalah sesuai untuk organisasi yang memerlukan lebih fleksibiliti dan perubahan pantas terhadap persekitaran kompetitif dan tidak stabil. Selalunya ia adalah lebih rata dan kurang berhirarki.

Struktur matriks memaparkan pengurus projek yang menyelaras aktiviti-aktiviti dengan
ahli-ahli dari jabatan-jabatan lain. Tugas utama pengurus projek adalah untuk:-
• Mendapatkan maklumat
• Menyelesaikan konflik
• Dan memudahkan pencapaian objektif keseluruhan projek

Struktur organisasi yang dibentuk bukan sahaja memberi kesan terhadap produktiviti dan ekonomi, akan tetapi ia turut memberi kesan terhadap kepuasan kerja yang dilakukan. Struktur organisasi juga perlu dibentuk agar dapat menggalakkan penyertaan kakitangan yang berkemahiran seterusnya dapat meningkatkan prestasi bagi syarikat yang berkenaan (Lynch, 2003). Secara keseluruhannya, keberkesanan sesebuah organisasi adalah dipengaruhi oleh pembentukan struktur organisasi itu sendiri serta kakitangan yang wujud dalam setiap hierarki struktur organisasi tersebut.

Bagi pengurusan fasiliti, struktur organisasi yang jelas dan sesuai juga akan membolehkan tugas dan tanggungjawab dapat difahami dengan mudah di samping dapat memberikan faedah kepada keberkesanan dan kecekapan pengurusannya. Cara bagaimana fasiliti diuruskan dan juga kedudukannya dalam struktur organisasi induk juga akan memberi kesan kepada kejayaan pengurusannya. Struktur organisasi yang dipilih serta proses-proses yang dijalankan turut mempengaruhi penetapan sasaran prestasi, ukuran pencapaian dan juga kecekapan pengurusan fasiliti (School of Estate Management, 1993).

Pembentukan struktur organisasi yang sesuai sangat penting kepada kejayaan pengurusan fasiliti. Struktur organisasi tersebut akan menjadi garis panduan sebelum sesuatu tindakan perlaksanaan dijalankan. Ini memandangkan pengurusan fasiliti boleh dijalankan di mana-mana bahagian dalam organisasi iaitu samada di peringkat strategik, pertengahan mahupun operasi.

Pengurusan fasiliti yang efektif perlu menitikberatkan prinsip-prinsip dalam mereka bentuk struktur organisasi yang terdiri daripada dua perkara iaitu pencapaian tanggungjawab pengurusan yang berkesan serta pembahagian atau pengagihan tugas-tugas tertentu dengan jelas (Brech, 1957).

Rujukan

Brech, E.F.L. (1957). “Organisations : the Framework of Management”. London : Longmans, green & Company dalam Wan Azmi Ramli (1990). “Pengurusan Masa Kini”. Edisi Ketiga. Kuala Lumpur : Utusan Publications and Distributors Sdn. Bhd.

Kendall, K. E. & Kendall, J. E. (1999) Systems Analysis And Design. (4th ed.) Prentice- Hall Inc.

Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2000) Management Information Systems. (6th ed.) Prentice-Hall Inc.

MALAYSIA, Open University. (2007). CBMS4203 Sistem Maklumat Pengurusan. Kuala Lumpur: UNITEM Sdn. Bhd

Maizan Baba, (1997). “Pengurusan Fasiliti di IPT : Cabaran dan Penyelesaiannya”. Skudai Post, Universiti Teknologi Malaysia, Skudai.