Projek IT : CBBR4103 PROJEK KEPUJIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 1 | Bab 1

BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pengenalan.

“Sistem Pengurusan Jualan Ghirly Collection” merupakan satu aplikasi yang direkabentuk berdasarkan kajian terhadap seorang pengusaha yang menjual pelbagai produk secara bayaran ansuran dan juga tunai. Kewujudan pelbagai teknologi dan kos yang murah merupakan dua faktor yang paling penting dalam memotivasikan peniaga dalam menggunakan teknologi maklumat sebagai satu alat sokongan operasi dan pembuatan keputusan yang berkesan.

Di atas motivasi yang sama, projek ini mencadangkan satu pembangunan sistem maklumat yang akan digunakan untuk membantu pengusaha dalam menguruskan perniagaan dan operasi harian. Dalam usaha untuk membangunkan sistem maklumat ini, senario perniagaan perlu dibincangkan untuk mendalami dan mendapatkan satu perspektif sistem maklumat yang lebih jelas berkenaan perniagaan ini.

Perniagan ”Ghirly Collection” adalah satu syarikat perniagaan peruncitan yang menawarkan pelanggan dengan pelbagai produk seperti tudung, jubah, kemeja batik dan lain-lain. Produk ini biasanya dibawa ke sekolah-sekolah, pejabat-pejabat, kilang-kilang dan sebagainya oleh peniaga atau wakilnya. Pengusaha ini akan menjual produknya secara tunai atau ansuran. Selain itu, syariikat ini juga menyediakan kemudahan tempahan dan penghantaran produk kepada para pelanggan ke alamat ataupun individu tertentu.

Kebiasaannnya peniaga akan membawa produk jualan ke premis tertentu dan pelanggan yang berminat akan memilih produk yang mereka kehendaki dan membuat pembayaran secara tunai ataupun secara ansuran bergantung kepada persetujuan antara penjual dan pembeli. Pelanggan juga boleh membuat tempahan terhadap produk sekiranya tiada stok bagi sesuatu produk pilihan pelanggan.

Setelah pembelian atau tempahan dibuat, peniaga akan mencatat di dalam buku catatan tentang nama pembeli, produk, tarikh, jumlah bayaran dan nombor telefon pelanggan.

Pada hujung minggu, peniaga akan melakukan audit inventori iaitu jumlah inventori semasa, jumlah tempahan dan keperluan permintaan produk. Pihak peniaga akan menentukan jumlah pembelian inventori baru yang diperlukan dan akan menyatakannya kepada pembekal-pembekal melalui telefon. Pembekal akan membekalkan jumlah dan jenis yang diminta oleh pihak syarikat

Bagi pembayaran secara ansuran peniaga akan menghubungi pelanggan untuk mengetahui tentang jumlah, tempat dan masa pembayaran. Selepas setiap pembayaran pengusaha akan mencatat di buku catatan dan memaklumkan tentang baki pembayaran dan masa pembayaran berikutnya perlu dibuat.

Kaedah pengurusan jualan tersebut nyata mempunyai banyak kelemahan dan kekurangan. Masalah-masalah seperti kesukaran untuk menyimpan dan mengemaskini data, ketidakseragaman data yang disimpan, kebarangkalian data yang disimpan hilang, penyalahgunaan data oleh pihak tertentu, kesukaran menganalisis rekod transaksi dan sebagainya.

“Sistem Pengurusan Jualan Ghirly Collection” yang akan dibangunkan ini akan menggantikan kesemua tugasan-tugasan yang dilakukan secara manual sebelum ini. Selain daripada melicinkan pengurusan jualan, Sistem ini dijangka dapat membantu Syarikat Ghirly Collection meluaskan lagi pasaran bukan sahaja di Daerah Tawau , malahan juga di luar kawasan Tawau. Sistem yang berkonsepkan secara atas talian ini membolehkan pengguna membuat capaian terhadap produk-produk dengan mudah dan cepat.

Permodelan berorientasikan objek akan digunakan untuk memodelkan sistem cadangan kerana ianya lebih mudah difahami, memaparkan realiti yang berlaku dengan jelas, menyokong penggunaan semula dan penyembunyian maklumat. Metodologi prototaip digunakan bagi membangunkan sistem ini kerana ia membenarkan berlaku pengulangan fasa serta dapat berhadapan dengan keperluan yang tidak lengkap.

1.2 Pernyataan masalah.

Pengurusan jualan produk yang dijalankan secara manual dan tradisional ternyata mempunyai beberapa kelemahan yang ketara. Berikut adalah masalah-masalah yang sering dihadapi oleh pihak Ghirly Collection.

1.2.1 Kesukaran penyimpanan dan pencarian maklumat.

Kesemua maklumat-maklumat pelangan disimpan di dalam buku catatan. masalah akan timbul apabila jumlah rekod pelanggan yang perlu disimpan bertambah dari hari ke hari lantaran daripada pertambahan jumlah pelanggan.

Selain daripada masalah penyimpanan rekod, peniaga yang terlibat turut menghadapi masalah untuk mencari maklumat-maklumat yang diperlukan yang disimpan di dalam buku catatan. Mereka perlu mengambil masa untuk menyemak satu persatu kandungan buku tersebut.

1.2.2 Kesukaran mengemaskini maklumat.

Maklumat-maklumat direkodkan di atas kertas. Fizikal kertas akan menjadi usang setelah disimpan atau kemungkinan terkoyak. Selain itu, stail penulisan peniaga yang merekodkan maklumat tidak seragam. Ini menyukarkan lagi sekiranya hendak membuat rujukan ke atas maklumat-maklumat tersebut. Ruang penyimpanan maklumat juga terhad dan sebarang pertukaran pada maklumat hendaklah dilakukan dengan berhati-hati dan teliti agar tidak merosakkan kertas. Antara masalah-masalah yang sering dihadapi akibat daripada proses pengemaskinian maklumat ialah ketidakseragaman maklumat yang disimpan dan ini menyebabkan integrasi maklumat diantara satu sama lain tidak 100% tepat.

1.2.3 Keselamatan penyimpanan rekod jualan

Walaupun rekod yang mengandungi maklumat berkaitan dengan jualan disimpan di dalam sebuah almari yang berkunci namun ianya masih boleh diakses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Penyimpanan fail sokongan (‘back-up’) tidak mungkin atau sukar dilakukan kerana ia akan melibatkan pertambahan penggunaan tenaga dan masa

1.2.4 Kesukaran untuk mendapatkan analisis prestasi jualan.

Setiap maklumat jualan disimpan dan dikira secara manual. Di dalam proses penilaian prestasi syarikat, peniaga hanya bergantung kepada kalkulator elektronik untuk membantunya di dalam proses pengiraan. Jangka masa yang diambil oleh seseorang peniaga untuk menyiapkan analisis prestasi jualan memakan masa yang lama. Terdapat juga kebarangkalian untuk berlakunya kesilapan yang berpunca daripada ‘human-error’ dimana di dalam kes ini seseorang peniaga itu tersalah membuat pengiraan atau merekodkan jualan.

1.2.5 Kesukaran membuat semakan

Proses semakan pembayaran atau baki pembayaran secara ansuran juga masih dilakukan secara manual di mana ianya memerlukan pelanggan datang sendiri berjumpa dengan peniaga atau berhubung melalui telefon. Ini menimbulkan banyak masalah kerana faktor masa dan tempat.



1.3 Objektif.

Berikut adalah objektif-objektif yang disasarkan melalui penggunaan sistem ini:
• Proses pengurusan jualan dapat dijalankan dengan lebih efisien.
• Memudahkan peniaga melakukan proses penilaian kemajuan syarikat.
• Proses penyimpanan dan pengemaskinian maklumat dapat dilakukan dengan mudah.
• Maklumat-maklumat penting dapat disimpan dengan selamat dan juga mempunyai fail sokongan (‘backup file’).
• Proses menganalisa prestasi syarikat dapat dilakukan dengan pantas.
• Memudahkan pelanggan menyemak pembayaran
• Meluaskan perniagaan.

1.4 Skop Projek.

Projek ini melibatkan empat elemen penting iaitu Peniaga, Pelanggan, Produk dan Pembekal

1.4.1 Peniaga

Antara maklumat-maklumat peniaga yang akan disimpan ialah maklumat peribadi seperti nama, kata laluan, nombor telefon, alamat dan sebagainya. Bahagian sistem yang mengandungi elemen ini perlu direkabentuk dengan teliti agar data yang direkodkan sukar untuk dicapai dan diubahsuai oleh golongan yang tidak bertanggungjawab.

1.4.2 Pelanggan.

Maklumat-maklumat pelanggan yang akan disimpan oleh elemen ini ialah maklumat pembelian/pembayaran dan tempahan. Pelanggan juga boleh menggunakan sistem untuk melakukan carian produk dan rekod pembayaran/pembelian. Selain itu, mereka juga boleh membuat pesanan atau tempahan secara atas talian.




1.4.3 Produk.

Produk adalah item yang didagangkan oleh Syarikat Ghirly collection. Sistem Pengurusan Jualan Ghirly Collection yang dibangunkan akan berupaya memasarkan produk secara atas talian.

1.4.4 Pembekal.

Pembekal adalah Syarikat atau individu yang bertanggungjawab untuk menyediakan produk untuk diniagakan oleh Syarikat Ghirly Collection..

1.5 Kepentingan Projek.

Projek membangunkan “Sistem Pengurusan Jualan Ghirly Collection” berasaskan Web dapat memberi banyak faedah dan manfaat kepada pelbagai pihak.. Seiring dengan perkembangan teknologi maklumat, sistem ini dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang sering dihadapi oleh pihak Ghirly Collection. Dengan adanya sistem ini, Syarikat ini mampu meluaskan lagi pasaran bukan sahaja di dalam lingkungan Daerah Tawau, malahan pengguna-pengguna yang berada di luar Tawau juga boleh mencapai sistem ini


1.6 Perlaksanaan Projek.

Rangka kerja perlaksanaan projek sepanjang pembangunan sistem cadangan ini ditunjukkan pada rajah 1.1 di bawah, manakala untuk aktiviti-aktiviti keseluruhan proses pembangunan sistem dirumuskan dalam Carta Gantt bagi pelaksanaan Projek dalam Lampiran A.







Rajah 1.1: Rangka Kerja Pelaksanaan Projek Sistem Pengurusan Jualan Ghirly Collection



1.7 Ringkasan

Secara keseluruhannya, bab ini memberi gambaran awal tentang projek yang
akan dibangunkan.Ianya mengandungi penerangan secara ringkas mengenai sistem yang akan dibangunkan. Aspek-aspek seperti permasalahan yang dihadapi, objektif, skop, perlaksanaan dan kepentingan projek dinyatakan secara ringkas tetapi padat untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai keperluan, mengapa dan bagaimana sistem ini hendak dibangunkan. Penerangan mengenai faedah-faedah serta kelebihan yang akan diperolehi turut dinyatakan disini apabila sistem ini digunakan kelak.